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IAG en el Trabajo

La Inteligencia Artificial Generativa (IAG) ha redefinido la productividad en entornos de oficina. Esta sección contiene 20 actividades de simulación práctica diseñadas para personal administrativo.

Para realizar cada simulación, descarga los recursos de apoyo adjuntos y utiliza los prompts avanzados provistos en tu agente de chat de IA preferido (ChatGPT, Gemini o Claude).

1. Minuta Automática de Reuniones​

  • Objetivo: Extraer compromisos, fechas límite y responsables a partir de la transcripción de una reunión de equipo.
  • Recurso de apoyo: Descargar transcripcion_reunion.txt
  • Prompt: 
    Actúa como un asistente administrativo experto. Analiza la siguiente transcripción de una reunión. Tu tarea es extraer de forma estructurada:
    1. Los temas principales discutidos.
    2. Un listado detallado de tareas asignadas con su respectivo responsable y fecha límite de entrega (si se menciona).
    3. Próximas reuniones o sesiones programadas.

    Presenta la información de forma limpia usando tablas para las tareas asignadas.

2. Análisis de Comentarios de Clientes​

  • Objetivo: Evaluar opiniones de clientes para clasificar la urgencia y el sentimiento de soporte.
  • Recurso de apoyo: Descargar comentarios_clientes.csv
  • Prompt: 
    Actúa como Analista de Servicio al Cliente. Analiza el archivo CSV adjunto (que contiene comentarios de soporte técnico, felicitaciones y quejas de facturación). 
    Para cada registro, proporciona:
    - Sentimiento dominante (Positivo, Neutro o Negativo).
    - Nivel de Urgencia (Baja, Media o Alta).
    - Una sugerencia breve de respuesta para los casos negativos o urgentes.

    Devuelve el resultado en formato de tabla para cargarlo de nuevo a nuestra base de datos.

3. Consolidación y Fórmulas Excel​

  • Objetivo: Resolver comisiones de ventas y calcular porcentajes de cumplimiento de metas mensuales.
  • Recurso de apoyo: Descargar comisiones_ventas.csv
  • Prompt: 
    Necesito calcular la comisión para el equipo de ventas. Si las ventas superan la meta establecida (100% o más), el vendedor recibe una comisión del 5% sobre sus ventas. Si no la superan, la comisión es del 2%.
    Con base en el archivo CSV adjunto, indícame:
    1. La fórmula de Excel (usando la función SI/IF) exacta para calcular esta comisión paso a paso.
    2. El resultado del cálculo del valor de la comisión en USD para cada uno de los vendedores listados.

4. Extracción de Información de un Audio (Podcast)​

  • Objetivo: Redactar un resumen ejecutivo y los puntos clave a partir de un archivo de audio o podcast institucional.
  • Recurso de apoyo: Descargar podcast_administrativo.mp3
  • Prompt: 
    Te he proporcionado el archivo de audio de nuestro podcast corporativo (o su transcripción).
    Por favor, realiza un resumen estructurado que responda a:
    - ¿Cuál es el tema principal tratado en el podcast?
    - ¿Qué herramientas específicas de inteligencia artificial se sugieren para optimizar procesos?
    - Cuatro consejos de aplicación inmediata para el personal de oficina según el expositor.

5. Borrador de Acuerdo de Confidencialidad (NDA)​

  • Objetivo: Generar un contrato tipo de confidencialidad listo para revisión del área legal.
  • Recurso de apoyo: Descargar plantilla_contrato.docx
  • Prompt: 
    Actúa como Asesor Legal Corporativo. Utiliza el borrador del documento adjunto y complétalo redactando las siguientes cláusulas formales estándar:
    1. Definición de Información Confidencial.
    2. Excepciones a la confidencialidad (ej. información pública).
    3. Duración del acuerdo y penalidades en caso de incumplimiento.

    Mantén un lenguaje técnico-jurídico riguroso y en español.

6. Prototipo de Cuadro de Mando (HTML/CSS)​

  • Objetivo: Diseñar una interfaz web interna para visualizar métricas clave del equipo administrativo.
  • Recurso de apoyo: Descargar plantilla_dashboard.html
  • Prompt: 
    Actúa como Desarrollador Front-end. Toma la plantilla HTML proporcionada y expande el código agregando estilos CSS modernos y limpios.
    Crea tres tarjetas adicionales ("KPI Cards") para mostrar:
    1. Tasa de Resolución de Soporte (94%).
    2. Facturas Pendientes (14).
    3. Tiempo de Respuesta Promedio (1.5 horas).

    Usa un diseño responsivo con caja de cuadrícula (CSS Grid), bordes redondeados y una paleta de colores corporativa (tonos gris oscuro y azul). Devuelve el código completo en un bloque copiable.

7. Conciliación de Facturas​

  • Objetivo: Encontrar errores o discrepancias en cobros a clientes y registrar deudas pendientes.
  • Recurso de apoyo: Descargar facturas_vs_pagos.csv
  • Prompt: 
    Como Contador Administrativo, analiza los montos facturados frente a los pagados en el archivo CSV adjunto.
    1. Identifica qué clientes tienen saldos pendientes (diferencia negativa) o cobros en exceso (diferencia positiva).
    2. Redacta una propuesta de correo electrónico de cobro amigable pero formal dirigida al cliente que tenga la mayor diferencia de pago pendiente.

8. Depuración de Direcciones Postales (Excel/CSV)​

  • Objetivo: Normalizar direcciones escritas de forma inconsistente por distintos usuarios.
  • Recurso de apoyo: Descargar direcciones_sucias.csv
  • Prompt: 
    Tengo una base de datos con direcciones postales que se ingresaron manualmente con abreviaturas diferentes e inconsistentes (por ejemplo: 'Calle 10', 'cll 10', 'av. 6', 'Avenida 6').
    Analiza el CSV adjunto y:
    1. Escribe una tabla limpia estandarizando las abreviaturas (ej. usar siempre 'Calle' y 'Avenida').
    2. Explica paso a paso qué funciones de texto en Excel (como ESPACIOS, SUSTITUIR, NOMPROPIO) servirían para automatizar esta limpieza en el futuro.

9. Redacción de Correos de Cobranza Escalada​

  • Objetivo: Crear plantillas de correo electrónico de cobro para clientes morosos con tonos progresivos.
  • Prompt: 
    Redacta una serie de tres plantillas de correo electrónico de cobranza para un cliente que no ha pagado su factura pendiente. Los tonos deben ser escalonados:
    - Correo 1: Recordatorio amistoso (3 días de retraso).
    - Correo 2: Recordatorio formal exigiendo el pago (15 días de retraso).
    - Correo 3: Notificación de suspensión de servicios (30 días de retraso y última advertencia).

    Deja marcadores de posición claros como [Nombre del Cliente] y [Monto] para poder personalizarlos fácilmente.

10. Planificación de Itinerario Corporativo​

  • Objetivo: Planificar la agenda detallada de viaje y logística para un directivo.
  • Prompt: 
    Actúa como Asistente Ejecutivo. Diseña un itinerario de viaje de negocios de 3 días para un directivo que asiste a una feria tecnológica en Bogotá.
    La agenda debe contemplar:
    - Vuelos de ida y vuelta.
    - Tiempos de traslado y registro en el hotel.
    - Espacio para almuerzos con clientes e hitos de la feria.
    - Bloques de tiempo libre para responder correos urgentes.

    Presenta el itinerario en una tabla organizada por hora, actividad y ubicación.

11. Respuestas a Preguntas Frecuentes (FAQs)​

  • Objetivo: Redactar una sección de preguntas frecuentes a partir de un texto largo o manual técnico de producto.
  • Prompt: 
    Con base en el siguiente manual de políticas de viáticos de la empresa:
    ---
    "Los viáticos diarios para alimentación tienen un tope de $50 USD dentro del país y $100 USD en el extranjero. Todo gasto debe ser respaldado por factura electrónica legal a nombre de la empresa. No se reembolsará el consumo de bebidas alcohólicas ni gastos de entretenimiento personal. Las solicitudes de reembolso deben radicarse a través del portal interno antes de los 5 días hábiles posteriores al fin del viaje corporativo."
    ---
    Redacta una guía de Preguntas Frecuentes (FAQ) de 5 puntos clave orientada a los empleados, escrita en un tono claro, directo y con viñetas amigables.

12. Plan de Onboarding de Nuevos Empleados​

  • Objetivo: Estructurar la inducción y metas para un nuevo asistente administrativo.
  • Prompt: 
    Actúa como Especialista en Recursos Humanos. Elabora un plan de inducción de personal (onboarding) estructurado bajo la metodología 30-60-90 días para un nuevo Asistente de Operaciones.
    Define:
    - Metas de aprendizaje para el primer mes.
    - Tareas de ejecución independiente para el segundo mes.
    - Proyectos de mejora de procesos sugeridos para el tercer mes.

13. Scripts de Visualización de Datos (Python/Pandas)​

  • Objetivo: Escribir un script ejecutable para graficar las ventas anuales consolidadas en Excel.
  • Recurso de apoyo: Descargar ventas_graficos.py
  • Prompt: 
    Actúa como Analista de Datos. Revisa el script básico de Python adjunto y:
    1. Modifícalo para que en lugar de usar datos quemados ("hardcoded"), lea directamente los datos de ventas de un archivo Excel llamado 'ventas_anuales.xlsx' con las columnas 'Vendedor' y 'Ventas'.
    2. Configura el gráfico de barras para que muestre etiquetas de valor sobre cada barra, use un tema de color moderno y guarde la imagen en alta definición (PNG a 300 DPI).

14. Manual de Procedimiento Operativo Estándar (SOP)​

  • Objetivo: Formalizar paso a paso el protocolo administrativo para procesar compras corporativas.
  • Prompt: 
    Actúa como Consultor de Procesos de Oficina. Redacta un Manual de Procedimiento Estándar (SOP) detallado para la 'Aprobación y Pago de Facturas de Proveedores'.
    El documento debe estructurarse en:
    1. Propósito y Alcance.
    2. Diagrama de flujo escrito paso a paso (desde la radicación, revisión por contabilidad, aprobación de gerencia hasta la transferencia bancaria).
    3. Acciones a tomar en caso de que la factura presente discrepancias de cobro.

15. Agenda y Planificación de Evento Corporativo​

  • Objetivo: Estructurar las actividades e invitaciones para la asamblea anual del equipo de operaciones.
  • Prompt: 
    Diseña la planificación logística para un evento de fin de año presencial de 80 empleados. Tu propuesta debe incluir:
    1. El cronograma completo de actividades de la jornada (de 08:00 AM a 05:00 PM).
    2. Una lista de verificación de los proveedores a contratar (catering, sonido, transporte).
    3. El borrador del correo de invitación para enviar a todo el equipo, motivando su participación.

16. Adaptación de Contenidos para Redes Sociales​

  • Objetivo: Convertir un comunicado de prensa de la compañía en publicaciones adaptadas a canales profesionales.
  • Prompt: 
    Toma el siguiente anuncio corporativo:
    ---
    "Nuestra compañía ha logrado reducir sus emisiones de carbono de oficina en un 35% durante el último año gracias a la digitalización completa del archivo de facturas y la implementación de políticas de teletrabajo híbrido 3 días a la semana."
    ---
    Redacta:
    - Una publicación profesional y detallada para LinkedIn (incluyendo hashtags adecuados).
    - Un tweet corto y de alto impacto para X (Twitter).
    - Un mensaje breve para el canal de comunicación interna de Slack.

17. Traducción y Adaptación de Boletines​

  • Objetivo: Traducir un comunicado oficial al inglés, asegurando la correspondencia del tono de etiqueta de negocios.
  • Prompt: 
    Traduce al inglés el siguiente comunicado interno manteniendo un tono formal, claro y corporativo:
    ---
    "Estimado equipo, les recordamos que el plazo límite para cargar los comprobantes de gastos de viaje del segundo trimestre vence este viernes a las 17:00 horas. Las solicitudes extemporáneas no serán procesadas por el área contable sin la debida autorización de su director de departamento."
    ---

18. Estructura de Formulario de Solicitud de Vacaciones​

  • Objetivo: Diseñar los campos y la lógica de validación necesarios para un formulario digital de ausencias.
  • Prompt: 
    Actúa como Diseñador de Experiencia de Usuario (UX) en Sistemas de Información.
    Diseña la estructura de datos y campos requeridos para crear un formulario digital de 'Solicitud de Vacaciones y Licencias' en nuestra intranet.
    Indica:
    1. Los campos obligatorios que debe rellenar el empleado.
    2. Las validaciones lógicas que el sistema debe hacer (ej. fecha de fin posterior a fecha de inicio, alerta de días disponibles insuficientes).
    3. El flujo de aprobación (empleado -> jefe inmediato -> recursos humanos).

19. Cálculo de Proyecciones de Presupuesto​

  • Objetivo: Modelar y asignar porcentajes de distribución de presupuesto por departamentos administrativos.
  • Prompt: 
    Tengo un presupuesto anual de $120,000 USD para gastos administrativos generales de la oficina.
    Ayúdame a proyectar y distribuir este presupuesto por departamentos bajo la siguiente regla:
    - Recursos Humanos: 25%
    - Soporte de TI y Licencias: 35%
    - Suministros y Logística: 20%
    - Fondo de Reserva/Emergencia: El restante

    Crea una tabla que muestre la distribución en porcentaje y el valor exacto en USD asignado a cada departamento, junto con un breve análisis del impacto si TI requiere un incremento del 5% adicional.

20. Análisis y Preselección de Hojas de Vida (CVs)​

  • Objetivo: Contrastar perfiles de candidatos con la descripción de cargo de una vacante administrativa.
  • Prompt: 
    Actúa como Reclutador de Recursos Humanos. Analiza la siguiente descripción de vacante:
    - Cargo: Asistente Administrativo Bilingüe.
    - Requisitos: Experiencia de 2 años, manejo de Excel intermedio, inglés fluido B2, experiencia en facturación.

    Ahora, evalúa conceptualmente este candidato:
    "Laura Silva, graduada en administración. 3 años de experiencia en servicio al cliente y conciliaciones de cuentas en su anterior empleo. Certificación de inglés B2. Manejo básico de bases de datos."

    Realiza un análisis objetivo de fortalezas y brechas del candidato frente a la vacante y determina si es apta para pasar a la fase de entrevistas.